Ψηφιακή Διακίνηση, Αρχειοθέτηση & Διαχείριση Εγγράφων & Ροής Εργασιών

H InDigital ανέπτυξε το Σύστημα Διακίνησης, Αρχειοθέτησης & Διαχείρισης Εγγράφων InDMS (Intelligent Document Management System) για να δώσει λύση στην αυξανόμενη ανάγκη για αποδοτικότερη διαχείριση των εγγράφων μιας επιχείρησης. 

 

To InDMS αποτελεί μια σύγχρονη λύση σχεδιασμένη σε περιβάλλον διαχείρισης μέσω web browser. Η οπτική σύνθεση και η χρονική συμπεριφορά του περιβάλλοντος διαχείρισης είναι ένα συγκριτικό πλεονέκτημα του. Η αλληλεπίδραση χρήστη – πληροφορίας έχει σχεδιαστεί ώστε να είναι εύκολη στη χρήση, αποτελεσματική και γρήγορη.

8

ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ

  • Αρχειοθέτηση & ταξινόμηση μεγάλου όγκου εγγράφων/δεδομένων ώστε να είναι δυνατή η ταχεία αναζήτηση τους. Η χρήση τεχνολογίας OCR (Optical Character Recognition) επιτρέπει την αναζήτηση λέξεων στο κείμενο και αναγνωρίζει αυτόματα το κείμενο σε εικόνες.
  • Αυτόματη αρχειοθέτηση-οργάνωση καθημερινών εγγράφων στον υπολογιστή με απλό drag and drop.
  • Έναρξη ροής εργασίας, απευθείας ανάθεση, αποστολή για έγκριση ενός εγγράφου και ιστορικό της πορείας του.
  • Δυνατότητα προσαρμογής και προσθήκης υποσυστημάτων όπως διαχείριση πρωτοκόλλου, αδειών, τιμολογίων προσαρμοσμένα στις απαιτήσεις του πελάτη.
  • Λειτουργία αναζήτησης με λέξεις κλειδιά και συνδυασμούς λέξεων.
  • Πρόσβαση στο αρχείο καθημερινά όλο το 24ώρο από οπουδήποτε.
  • Ευκολία χειρισμού ακόμα και για μη εξοικειωμένους χρήστες.
  • Πρόσβαση στο αρχείο από πολλαπλούς χρήστες ταυτόχρονα.

Το InDMS περιέχει ειδικό Cosign Connector για να επιτρέπει στους χρήστες να υπογράφουν ψηφιακά  τα έγγραφα τους. Με εύκολο και απλό τρόπο γίνεται η υπογραφή, ο έλεγχος και η αποδοχή των εγγράφων που βρίσκονται κεντρικά αποθηκευμένα στο InDMS, χωρίς να χρειάζεται καμία εγκατάσταση στον τοπικό υπολογιστή. Το ψηφιακό πιστοποιητικό προέρχεται από την  Εθνική Κεντρική Διαδικτυακή Πύλη Δημόσιας Διοίκησης «ΕΡΜΗΣ».

 

Επιπλέον, το InDMS περιέχει ειδική εφαρμογή Διαχείρισης Έργων (project management) που επιτρέπει την συστηματοποιημένη, μεθοδική οργάνωση όλων των εργασιών της επιχείρησης καθώς και εξειδικευμένη εφαρμογή Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Πρωτοκόλλου.

Το InDMS διαθέτει ενσωματωμένο Σύστημα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Πρωτοκόλλου.

  • Ομάδα εργασίας με προκαθορισμένα δικαιώματα διαχείρισης εγγράφων.

  • Φακέλους: Εισερχόμενα – Εξερχόμενα.

  • Αυτόματη πρωτοκόλληση με μοναδικό αύξων αριθμό.

  • Κλείδωμα πρωτοκολλημένου εγγράφου.

  • Χρέωση εγγράφου με έναρξη ροής εργασίας εισερχομένου.

  • Ροή εργασίας για συλλογή υπογραφών, λήψη αριθμού πρωτοκόλλου, αρχειοθέτηση και αποστολή.

  • Πλήρες ιστορικό τροποποιήσεων του εγγραφή και δυνατότητα ανάκλησης προηγούμενων εκδόσεων.

  • Αυτόματη ενημέρωση μέσω του Συστήματος και αποστολή email για χρεωμένες εργασίες και εκκρεμότητες.

  • Αναφορές για τον έλεγχο πρωτοκόλλου και ροών εργασίας.

  • Δυνατότητα εισαγωγής επιπλέον πληροφοριών στα εξερχόμενα έγγραφα (ΑΔΑ, ακριβές αντίγραφο κλπ.).