Gestión de documentos

InDigital ha desarrollado el Sistema de Gestión Inteligente de Documentos (InDMS) para proporcionar una solución a la creciente necesidad de una gestión más eficiente de los documentos de una empresa.

InDMS es una solución moderna diseñada en un entorno web. La composición visual y el tiempo del entorno de gestión es una ventaja comparativa. La interacción de información del usuario está diseñada para ser fácil de usar, efectiva y rápida.

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VENTAJAS

  • Archivar y clasificar grandes volúmenes de documentos / datos para que puedan buscarse rápidamente. El uso de la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) le permite buscar palabras en el texto y reconocer automáticamente el texto en las imágenes.
  • Archivar automáticamente los documentos diarios en la computadora con un simple drag & drop.
  • Iniciar flujo de trabajo, asignación directa, envío de documentos para aprobación y seguimiento del historial.
  • Capacidad para personalizar y agregar subsistemas como la administración de protocolos, licencias, facturas a la medida de los requisitos del cliente.
  • Función de búsqueda con palabras clave y combinaciones de palabras.
  • Acceso al archivo todos los días durante las 24 horas y desde cualquier lugar.
  • Facilidad de uso para usuarios no expertos.
  • Acceso al archivo por múltiples usuarios a la vez.

InDMS contiene un conector Cosign dedicado para permitir a los usuarios firmar digitalmente sus documentos. Es fácil y sencillo firmar, verificar y aceptar documentos almacenados centralmente en InDMS, sin la necesidad de realizar ninguna instalación en la computadora local. El certificado digital proviene del Portal de Internet de la Administración Pública Nacional Central «HERMES».

Además, InDMS contiene una aplicación específica de gestión de proyectos que permite una organización sistemática y metódica de todas las operaciones de la empresa, así como una aplicación especializada para la gestión electrónica de protocolo.

InDMS tiene un gestor de protocolo electrónico incorporado.

  • Grupo de trabajo con derechos de gestión de documentos predefinidos.
  • Carpetas: Inbox y Outbox.
  • Registro automático con número de serie único.
  • Asegurar un documento registrado.
  • Facturación de documentos con entrada de flujo de trabajo entrante.
  • Flujo de trabajo para recopilar firmas, recibir el número de protocolo, archivar y enviar.
  • Historial completo de cambios en los listados y posibilidad de revocar versiones anteriores.
  • Actualización automática a través del sistema y notificaciones por correo electrónico para tareas registradas y pendientes.
  • Informes de protocolo y control de flujo de trabajo.
  • Posibilidad de insertar información adicional en documentos salientes (IDA, copia exacta, etc.)

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